Mehr als Worte: Wie konstruktives Feedback Ihre Teams nach vorne bringt

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie sich Ihre Feedbacks auf Ihr Arbeitsklima auswirken? Und ob es in Ihrem Unternehmen überhaupt so etwas wie eine „Feedbackkultur“ gibt? Diese Kultur bezieht sich auf die Art und Weise, wie dort Feedback gegeben, empfangen und genutzt wird. Dabei geht es um die Etablierung einer Kultur und eines Umfelds, in dem die Kommunikation über Leistungen, Verhalten und Ergebnisse einen festen Platz hat. Eine negative oder gar nicht vorhandene Feedbackkultur blockiert dieses wichtige Entwicklungsinstrument. Eine positive Feedbackkultur hingegen fördert den offenen Austausch von Rückmeldungen zwischen Mitarbeitenden, Teams und Führungskräften und trägt zu einer fruchtbaren und produktiven Zusammenarbeit bei.

Feedback ist keine Einbahnstraße

Viele denken bei Feedback in Unternehmen vor allem an das Top-down-Prinzip, sprich: Die Führungskraft gibt den Mitarbeitenden Rückmeldung. Das ist jedoch zu eindimensional gedacht: Eine aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts Bilendi zeigt, dass 89 Prozent der Beschäftigten Wert darauf legen, dass auch ihre Meinung zu Themen rund um ihren Arbeitsplatz regelmäßig gehört wird. Das wiederum setzt Führungskräfte und Chefs voraus, die bereit sind, zuzuhören, Kritik anzunehmen und Veränderungen anzustoßen – was nicht immer der Fall ist. So haben sich zwar 70 Prozent der befragten Beschäftigten schon einmal an systematischen Feedbackgesprächen oder Befragungen beteiligt, aber nur 37 Prozent berichten, dass sich dadurch Verbesserungen in ihrem direkten Arbeitsumfeld ergeben hätten. Lediglich 34 Prozent sehen erkennbare Auswirkungen auf das Unternehmen. Eine Rückmeldung auf ihre Anregungen bekommen haben nur 44 Prozent der Mitarbeitenden und nur 43 Prozent finden, dass die für sie persönlich wichtigen Themen abgefragt wurden.

Feedback – wie häufig und zu welchen Themen?

Einer Anfang 2023 erschienenen Umfrage des ifo Instituts zufolge führt gut die Hälfte der befragten Unternehmen jährliche Feedbackgespräche mit den Mitarbeitenden. Betrachtet man die Unternehmen nach Größenklassen, so zeigt sich, dass Mitarbeitende in kleineren Betrieben mit bis zu 49 Beschäftigten häufiger die Möglichkeit haben, sich Feedback einzuholen als in größeren Unternehmen. Hier sind die Anteile mit 13 Prozent für monatliche und 16 Prozent für vierteljährliche Feedbackgespräche am höchsten. In nahezu jedem befragten Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden finden diese mindestens jährlich statt und scheinen fest etabliert zu sein. In Betrieben mit weniger als 500 Mitarbeitenden liegt der Anteil, in denen keinerlei Feedbackkultur etabliert ist, bei drei bis sieben Prozent.

Inhaltlich befassen sich 85 Prozent der befragten Unternehmen in ihren Feedbackgesprächen vor allem mit der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, 72 Prozent mit Weiterentwicklungsmöglichkeiten und 53 Prozent mit Zielvereinbarungen und Rückmeldungen zu Fremd- und Selbsteinschätzungen. Die Unternehmensziele spielen in nur 44 Prozent der Gespräche eine Rolle. Allerdings zeigen sich auch hier wieder interessante Unterschiede im Größenklassenvergleich: So sind in Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden mit 95 Prozent fast immer die Weiterentwicklungsmöglichkeiten Bestandteil der Gespräche. Ebenso sind Zielvereinbarungen in Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden häufiger Gesprächsinhalt als in kleineren Betrieben. Die Kommunikation der Unternehmensziele jedoch liegt in kleineren Unternehmen vergleichsweise häufiger im Fokus als in Großbetrieben.

Die Potenziale von Feedbackgesprächen

Für so manche Führungskraft oder auch Mitarbeitenden mag das jährliche Feedbackgespräch eine leidige Pflicht sein. Verkannt wird in diesen Fällen, welche Potenziale in Feedbackgesprächen stecken und wie positiv sie sich auf die individuelle Entwicklung, die Teamdynamik und letztendlich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken können.

Zu den wichtigsten Potenzialen von Feedbackgesprächen zählen:

• Die Leistungsverbesserung: Durch konstruktives Feedback erhalten Mitarbeitende Einblicke in ihre Stärken und Schwächen. Indem sie auf spezifische Rückmeldungen reagieren, können sie ihre Leistungen gezielt verbessern.

• Motivation und Engagement: Durch Anerkennung und Lob in Feedbackgesprächen fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt. Das fördert die Motivation und das Engagement sowie die Bereitschaft, sich aktiv in die Arbeit einzubringen.

• Förderung der Selbstreflexion: Konstruktives Feedback regt zur Selbstreflexion und damit zu einem besseren Verständnis der eigenen Stärken und Entwicklungsbereiche an. Mitarbeitende, die ihre beruflichen Ziele klarer definieren können, können auch gezielter darauf hinarbeiten.

• Stärkung des Teamgeistes: Konstruktives Feedback kann dazu beitragen, Konflikte zu lösen und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Das wiederum fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

• Talententwicklung: Durch Feedbackgespräche können Talente identifiziert und gefördert werden. Mitarbeitende können sich gezielt auf bestimmte Aufgaben oder Rollen hin entwickeln, die ihren Fähigkeiten entsprechen.

• Verbesserung der Führungskompetenz: Ein offener Austausch stärkt die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, denn auch Vorgesetzte erhalten durch Feedback einen Einblick in ihre Führungsqualitäten und können ihre Fähigkeiten entsprechend positiv weiterentwickeln.

• Innovationsförderung: Ein offener Dialog ermutigt zur Bereitschaft, eigene Gedanken vorzutragen. Das wiederum erhöht die Chancen, innovative Ideen und Lösungsansätze zu generieren.

• Steigerung der Mitarbeitendenbindung: Regelmäßige Feedbackgespräche in beide Richtungen geben den Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und verstanden zu werden. Das stärkt die Bindung an das Unternehmen und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.

• Konfliktprävention und -lösung: Offene Kommunikation hilft, Missverständnisse zu klären und eine positive Arbeitsatmosphäre aufrechtzuerhalten. Je häufiger Feedbackgespräche geführt werden, desto frühzeitiger können Konflikte erkannt und gelöst werden.

• Verbesserung der Unternehmenskultur: Regelmäßige Feedbackgespräche fördern eine positive Unternehmenskultur und die wiederum kann die Attraktivität des Unternehmens auch für neue Talente steigern.

Feedback-Methoden

Zu einer der bekanntesten Methoden zählt sicher das sogenannte 360-Grad-Feedback. Die Idee dahinter ist, dass das Feedback nicht nur von den Vorgesetzten gegeben wird, sondern von allen Personen, die einen Mitarbeitenden – oder auch Vorgesetzten – umgeben. Dazu zählen dann beispielsweise auch die Kund*innen, Kolleg*innen sowie interne und externe Partner*innen. Damit bietet das 360-Grad-Feedback, wie der Name schon andeutet, einen umfassenden Blick auf die Leistungen und Fähigkeiten der gefeedbackten Person. Eine kompetente und konstruktive Zusammenschau aller Ergebnisse sollte hier den Abschluss bilden.

Nicht weniger häufig anzutreffen ist das mündliche Feedback. Hier geht es um das direkte Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden bzw. auch umgekehrt. Diese Form des Feedbackgesprächs kann informell bei sich bietender Gelegenheit im Arbeitsumfeld oder auch als vorab klar strukturiertes Gespräch stattfinden.

Ein Klassiker des Feedbackgesprächs ist sicher das Zielvereinbarungsgespräch. Dabei werden klare Ziele und Erwartungen definiert und jeweils Rückmeldung zu den bereits erreichten Fortschritten gegeben.

Beim schriftlichen Feedback werden die Rückmeldungen in Form von E-Mails, Notizen, Memos oder Leistungsberichten ausformuliert. Auch schriftliche Feedbacks können und sollten spezifisch und nachvollziehbar sein.

Eine weitere Möglichkeit ist die Selbstbewertung. Dabei bewerten die Mitarbeitenden – oder Vorgesetzten – ihre Leistungen und Fähigkeiten zunächst selbst und diskutieren diese dann mit ihren Feedback-Geber*innen.

Als One-on-One-Gespräche werden regelmäßige, informelle Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden bezeichnet. Hier geht es um den Austausch von Informationen, aber auch Erwartungshaltungen: Was erwartet die/der Chef*in vom Mitarbeitenden und umgekehrt? Ein wichtiges Ziel des One-on-One-Feedbacks ist der Vertrauensaufbau zwischen den Beteiligten. Gerade deswegen ist es auch so wichtig, dass diese Gespräche wirklich regelmäßig und häufig stattfinden.

Ging es bislang um Einzelgespräche, bieten Gruppenfeedbacks und Teamreflexionen die Möglichkeit, Feedback nicht nur auf individueller, sondern auch auf Team- und Gruppenebene auszusprechen. Konstruktive Feedbacks dieser Art fördern das Verständnis der Teamdynamik und verbessern in der Folge die Zusammenarbeit.

Ähnlich wie Team- und Gruppenfeedbacks funktionieren projektbezogene Feedbacks. Hier geht es um Rückmeldungen zu spezifischen Projekten oder Aufgaben. Regelmäßig durchgeführt und konstruktiv umgesetzt dienen projektbezogene Feedbacks den kontinuierlichen Lernprozessen und Verbesserungen.

Im sogenannten Peer-Feedback finden die Feedbackgespräche auf einer Hierarchieebene statt, das heißt, hier geben sich Kolleg*innen gegenseitig Rückmeldungen zu ihren Leistungen und Erwartungen. Im Optimalfall schafft das Peer-Feedback eine Kultur des respektvollen Austauschs und fördert sowohl Lernprozesse als auch die Zusammenarbeit.

Bei Kund*innen-Feedbacks geben, wie der Name schon sagt, Kund*innen Rückmeldungen zu beispielsweise Produkten, Dienstleistungen oder individuellen Services. Ebenso kann sich diese Form des Feedbacks aber auch konkret auf die Leistung eines oder mehrerer Mitarbeitenden beziehen, die im Tagesgeschäft direkt mit der bzw. dem Kund*in interagieren. Auch hier ist das Ziel, mögliche Störungen im Zusammenspiel von Kund*in und Unternehmen bzw. Mitarbeitenden zu identifizieren und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.

Neben all diesen unmittelbar zwischen Personen stattfindenden Feedbackformaten gibt es auch noch die technologiegestützten Instrumente. Hier werden digitale Tools wie beispielsweise Online-Plattformen oder Apps genutzt, um jederzeit effizient und zeitnah Feedbacks einzuholen bzw. zu geben. Technologiegestützte Feedbacks können sowohl personalisiert als auch anonym erfolgen.

Neben all diesen verschiedenen Methoden scheint es jedoch erwiesen, dass das persönliche Gespräch nach wie vor durch nichts Gleichwertiges zu ersetzen ist, sodass auch in hybriden Arbeitsstrukturen und bei allen heutzutage vorhandenen digitalen Möglichkeiten immer wieder auch das Face-to-Face-Gespräch gesucht werden sollte. Ganz generell gilt, dass eine Kombination verschiedener Feedbackmethoden sehr effektiv sein kann.

Konstruktives vs. destruktives Feedback

Neben der geeigneten Methode hängt der Erfolg des Feedbackgesprächs aber vor allem davon ab, ob es konstruktiv oder destruktiv geführt wird. Die beiden Formen unterscheiden sich in ihrer Ausrichtung und Wirkung auf die Person oder Gruppe, die es erhält.

So hat das konstruktive Feedback das Hauptziel der Weiterentwicklung und Verbesserung. Es ist darauf ausgerichtet, positive Aspekte zu verstärken und konkrete Vorschläge für Veränderungen oder Verbesserungen zu bieten. Es konzentriert sich auf spezifische Leistungen oder Handlungen und gibt klare und sachliche Informationen darüber, was gut funktioniert und was (wie) verbessert werden kann. Das konstruktive Feedback gibt Raum für positive Verstärkung und unterstützt die Person, das Team oder die Gruppe dabei, ihre Fähigkeiten und Leistungen zu entwickeln, bietet Hilfestellung für persönliche Weiterentwicklung und ermutigt dazu, positive Veränderungen vorzunehmen.

Im Gegensatz dazu zielt das destruktive Feedback darauf ab, Fehler und Schwächen zu betonen. Es neigt dazu, sich auf die Person selbst zu konzentrieren, indem es persönliche Angriffe oder negative Bewertungen beinhaltet. Dem destruktiven Feedback fehlt es an konkreten Lösungsvorschlägen, sodass die Person oder Gruppe nicht weiß, wie sie sich verbessern kann und nur der Eindruck bleibt, kritisiert worden zu sein. Kurzum: Destruktives Feedback wirkt demotivierend und führt zu Frustration und Abwehrhaltung. Es beeinträchtigt das Selbstwertgefühl und senkt die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Fazit

Regelmäßigkeit, Offenheit und Transparenz, Vertrauen, Respekt und das Feedback als ein Instrument, das Mitarbeitenden wie Führungskräften zum gegenseitigen Austausch gleichermaßen zur Verfügung steht – das sind die ganz wesentliche Schlüsselaspekte erfolgreicher Feedbacks. Und eine in diesem Sinne konstruktive Feedbackkultur stärkt nicht nur die individuelle Mitarbeitendenentwicklung, sondern trägt auch wesentlich zum Erfolg des gesamten Unternehmens bei, indem sie die Zusammenarbeit, Leistungsbereitschaft und Zufriedenheit aller Beteiligten fördert.