Wer kennt es nicht: Wir werfen morgens unseren Rechner an, öffnen das E-Mail-Programm – und finden dort einen proppenvollen Postkasten vor. Oder: Sie sitzen gerade an einem wichtigen Konzept und würden gern einmal einen Gedanken zu Ende denken – doch dauernd unterbricht das „Pling“ der nächsten eingehenden Nachricht.
Wie schön wäre es, diese E-Mail-Flut irgendwie einzudämmen. Aber wo anfangen?
Rettungsanker in der E-Mail-Flut
Die gängigen Tipps sind schnell gegoogelt – also beispielsweise alle eingehenden Newsletter daraufhin zu prüfen, ob sie wirklich gewinnbringend sind, und die abzubestellen, die es nicht sind. Oder auch, E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten abzurufen und das Programm ansonsten geschlossen zu halten.
Was als nächstes ins Auge springt, sind die E-Mails ohne dringlichen Inhalt, allen voran die sogenannten Danke-Mails. Gemeint sind damit die Nachrichten, mit denen wir uns für den Inhalt einer zuvor empfangenen E-Mail bedanken. Häufig enthalten diese Antworten dann nur ein einziges Wörtchen, nämlich das Wort „Danke!“, oder auch nur ein einziges Zeichen, zum Beispiel ein Smiley.
Wie naheliegend ist doch die Idee, jetzt einfach zu beschließen, diese E-Mails zumindest unternehmensintern künftig zu unterbinden. Doch halt – so einfach ist es nicht, wie ein Blick auf das Für und Wider dieses Verzichts zeigt.
Pro: Das spricht für den Verzicht auf Danke-Mails
„Danke-Mails sind überflüssig und schaden dem Klima“, titelte Deutschlandfunk Nova bereits im Dezember 2019 und verwies als Beleg dafür unter anderem auf eine Studie des britischen Energiekonzerns Ovo Energy, die unter der geistreichen Headline „Think before you thank“ folgende Rechnung aufmachte: Würde jeder Brite nur eine Thank-you-Mail pro Tag weniger schreiben, würden bereits 16.000 Tonnen klimaschädliches Kohlendioxid eingespart – was umgerechnet mehr als 81.000 Flügen von Großbritannien nach Madrid entspräche. Tatsächlich verschickten die Briten zum Zeitpunkt der Erhebung stolze 64 Millionen Danke-Mails täglich.
Zitiert wird zudem eine Stil- und Knigge-Beraterin mit ihrem Statement, dass es zweifellos höflich sei, sich zu bedanken – das Verschicken einer E-Mail ohne wesentlichen Inhalt jedoch eine Belästigung sei. Ihr Gegenvorschlag lautet, sich entweder schon im Vorfeld zu bedanken, unser Dankeschön also bereits mit unserer Bitte-Mail zu übersenden. Oder aber in einer späteren E-Mail unseren Dank auszudrücken, also dann, wenn wir ohnehin wieder an die bzw. den Empfänger*in schreiben.
Contra: Das spricht gegen den Verzicht auf Danke-Mails
In Unternehmen stehen sich Kultur und Kommunikation spiegelbildlich gegenüber, das heißt: Ohne positive Kommunikation kein angenehmes Arbeitsklima. Und das wirkt sich wiederum auch auf den Unternehmenserfolg aus.
Spätestens seit der Corona-Pandemie findet die interne Unternehmenskommunikation – also das Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft sowie zwischen Kolleg*innen – in hohem Maße digital, also beispielsweise per E-Mail statt. Nicht weniger maßgeblich kommt es somit darauf an, auf welche Weise wir in diesem Medium miteinander reden.
Auf diese besondere Rolle der digitalen Kommunikation weist unter anderem die Organisationspsychologin Prof. Dr. Sabine Remdisch hin, deren Forschungsschwerpunkt Führung auf Distanz ist. Demnach wird der Erfolg dieses Führungsstils wesentlich dadurch bestimmt, dass digitale Kommunikation eben nicht nur die Informations-, sondern genauso die Beziehungsebene bespielt. Gerade in der Kommunikation auf Distanz, so die Organisationspsychologin, komme der Beziehungsqualität große Bedeutung bei.
Wenn also künftig im E-Mail-Verkehr jede*r nur noch das Nötigste sagt, birgt diese Verknappung an Kommunikation die Gefahr, dass auf Dauer das Klima als wesentlicher Ausdruck der Unternehmenskultur und somit der Unternehmenserfolg darunter leiden.
Fazit
Die Frage, ob Danke-Mails eine inhaltslose Belästigung in einer ohnehin schon überbordenden E-Mail-Flut sind oder ob gerade das kleine Wörtchen „Danke“ einen wichtigen Beitrag zu einer positiven Unternehmenskultur leistet, kann nicht eindeutig beantwortet werden. Ein Anhaltspunkt dafür, ob auf diese E-Mails künftig verzichtet werden sollte oder nicht, kann beispielsweise sein, ob die interne Unternehmenskommunikation im Großen und Ganzen im direkten persönlichen Kontakt stattfindet oder vor allem auf digitalem Wege. An der Antwort darauf kann dann entschieden werden, auf welchen Kommunikationskanal der Fokus der Beziehungsqualität gelegt werden sollte. In diesem Sinne also: Danke – für Ihre Aufmerksamkeit!